Een tijd geleden was ik zelf bij een bedrijf waar ik mijn auto liet poetsen, ik had geen contant geld meegenomen en zij hadden geen pin, tja en nu? We gaan je een factuur sturen, dat overleggen we wel even met de boekhouder, maar dat komt goed hoor. Daar had ik natuurlijk het volste vertrouwen in.
Er ging een week overheen tot ik besluit te bellen, jongens.. ik heb nog geen factuur gezien! Oh shit, we gaan hem vanmiddag meteen sturen. Er ging nogmaals een paar dagen overheen tot ik in mijn spam een mail vind met een factuur daarin. He he, hij is er. Ik zie het bestand en bedenk, dit is gek, dit is een word bestand. Ik open het bestand en zie dat ik € 100,- moet betalen, ik bedenk mij dat ik makkelijk het bedrag kan aanpassen en dan kan zeggen dat ze een factuur met € 50,- heb verstuurd, natuurlijk doe ik dat niet. Maar voor iemand die kwaad wil, is dit natuurlijk wel heel makkelijk gedaan.
Ik pak mijn bank app erbij en kijk naar de factuur, waar is het bankrekeningnummer? Er staan helemaal geen bedrijfsgegevens op, want de word factuur hadden ze natuurlijk in PDF nog moeten afdrukken met hun eigen gegevens erop.
Voor een klant wordt het dan wel heel lastig om te betalen.
Zoveel simpeler is het als je in een online boekhoudpakket je facturen maakt, je kunt ze zelf altijd terug vinden, ze nog een keer opsturen als de klant hem niet heeft ontvangen, maar je kunt ook gemakkelijk een betaallink meesturen. Vaak kan je boekhouder of administratiekantoor gemakkelijk meekijken, ze kunnen je bijsturen waar nodig.